Hvordan kan hospitalet nytænke brugen af kontorarbejdspladser?

Hvordan fordeler man kontorarbejdspladserne på et nyt hospital til alles bedste? Aalborg Universitetshospital tog fat i vores specialister for at få hjælp til opgaven. Det kom der en solid analyse, en række klare anbefalinger og et vellykket eksperiment ud af.

Det er for længst besluttet, at kontorarbejdspladserne på Aalborg Universitetshospitals nybyggede hospital skal være aktivitetsbaserede flyvepladser, men hvad betyder det i praksis? For at komme godt fra start besluttede hospitalets HovedMedUdvalg at bede Alexandra Instituttet om hjælp, beretter plankonsulent Karen Frederikke Hansen.

Vores organisationsanalytiker Eva Bjerrum og antropolog Emily Holm Jacobsen observerede og interviewede derfor medarbejderne fra fire afdelinger med meget forskellige behov: en administrativ afdeling, en kirurgisk og en medicinsk afdeling samt et laboratorie.

Kontorarbejdspladserne på hospitalet har egentlig været under omfordeling længe, fortæller Karen Frederikke Hansen, der leder projektet. Men selvom en række overordnede principper er blevet vedtaget for længst, kan det være svært at omsætte dem på en måde, der tilfredsstiller medarbejdernes meget forskellige behov. Derfor var der brug for viden og inspiration udefra.

Fra enemærker til øremærkede aktiviteter
Interviewene viste, at hospitalets medarbejdere både har brug for at kunne sparre med kolleger og fordybe sig. Det ville derfor give mening at have henholdsvis stille læsesale, hvor man kan skrive, læse og forske, og livlige åbenrumskontorer, der inviterer til samtale, samarbejde og sparring med kolleger. Dertil kommer større mødelokaler og mindre flexrum, så der er lokaler nok.

Noget, der adskiller hospitaler fra mange andre arbejdspladser, er medarbejdernes tilgængelighed, mener Karen Frederikke Hansen. ”Det gør en stor forskel, at de hurtigt skal kunne gå ned i klinikken. Når der opstår noget akut, skal éns kolleger kunne få fat i én.”

Derfor er der behov for at tale mere og tydeligt om hjemmearbejde, viser Eva og Emilys resultater. ”Det kan godt være, at dem, der arbejder hjemme, føler sig tilgængelige, men det føles anderledes for dem, der er fysisk på arbejde,” understreger Karen Frederikke Hansen. ”De spørger en anden eller venter til, vedkommende er fysisk til stede igen.”

Elefanten uden for rummet: hjemmearbejde
En anden udfordring omkring hjemmearbejde er, at hospitalets forskellige faggrupper har forskellige muligheder for at arbejde hjemme, fortæller Karen Frederikke Hansen. Derfor kan hjemmearbejde komme til at virke som et privilegium, nogen har, og andre ikke har ret til, siger hun.

”Reglen er jo, at man skal kunne ringe til personen, og så bliver telefonen taget. Men i vores kultur ringer man ikke, for man vil ikke forstyrre. Så hvor tilgængelig er man så, når man sidder derhjemme?” spørger hun retorisk.

Afdelingerne skal selv udvælge og teste ideer
Så hvordan sikrer man, at nye måder at gøre tingene på forankres i organisationen? Vores eksperter kom med en række anbefalinger, og derudfra blev det besluttet, at projektgruppen og arbejdsmiljøafdelingen sammen skulle lave et idékatalog. ”Så kan afdelingerne selv udvælge og afprøve ideer inden flytningen,” fortæller Karen Frederikke Hansen.

Det bliver også den enkelte afdelings opgave at fastlægge deres politik for hjemmearbejde. Interviewene viste nemlig, at der er mange holdninger, og at der er behov for, at den enkelte afdeling fastlægger og kommunikerer deres egen politik, understreger hun.

En anden af anbefalingerne gik ud på, at de enkelte afdelinger kunne afprøve aktivitetsbaseret indretning, så de finder ud af præcist, hvad de har behov for. ”Det kan jo godt være, at en bestemt person fortsat skal have sin faste plads, fordi det bare ikke giver mening at dele netop dén plads. Og det er jo også fair nok,” fremhæver hun. Ved at afprøve og evaluere nu bliver det nemlig nemmere at indrette og placere personalet ude i den kommende hospitalsby.

Laboratoriet eksperimenterer løs
For at lykkes med de lokale beslutninger er det afgørende, at afdelingslederne går forrest, lød Eva og Emilys anbefaling. Det er Karen Frederikke Hansen enig i: ”Vi fra administrationen kender jo ikke deres dagligdag i detaljer.”

Det blev bekræftet af et laboratorie, der med ledelsen som frontløber straks gik i gang med at teste ideer, fortæller Karen Frederikke Hansen: ”I en periode fjernede de alle navne fra dørene, kontorerne blev lavet om til forskellige typer arbejdszoner, og de indførte en regel om, at man skulle sætte sig et nyt sted hver dag, så man blev tvunget til at prøve det.”

Det havde de gode erfaringer med, selvom det også blev tydeligt, at der var brug for teknologi og opbevaring alle steder. Men der manglede ikke kontorer på noget tidspunkt, og eksperimentet gjorde, at medarbejderne nu ikke er lige så bekymrede for at skulle flytte som tidligere, siger hun.

Værdifuldt med ekspertviden udefra
For bekymringer har der været nok af. ”Derfor er det godt at få nogen udefra til undersøge sagerne, vise, hvordan det ser ud i andre organisationer og komme med anbefalinger,” mener hun. ”Det skaber opbakning, at der ligger undersøgelser bagved. Det er ikke bare noget, nogen har fundet på; det er reelt.”

Karen Frederikke Hansen mener også, at det vil skabe stor værdi at afprøve aktivitetsbaseret kontorindretning i god tid før implementeringen. ”Der bliver meget at se til, når vi skal flytte ud i de nye omgivelser, så det er vigtigt at prøve det af, vi faktisk allerede kan forberede nu, så vi kan klare det godt.”