Alexandra Instituttet A/S // Aktuelt // Nyheder // Nyheder 2018 // De fysiske rammer skal understøtte måden, folk arbejder på

De fysiske rammer skal understøtte måden, folk arbejder på

Artikel

31-01-2018

De fysiske rammer skal understøtte måden, folk arbejder på

Flere virksomheder begynder at interessere sig for, om det der foregår i deres bygninger, faktisk er det, de gerne vil have til at foregå. Novo Nordisk i Hjørring og Arla Foods har brugt Alexandra Instituttet til at blive klogere på, om måden, de indretter sig på, matcher måden, de arbejder på.

Måden vi arbejder på ændrer sig i disse år. I stedet for pr. automatik at tænke, at en ny medarbejder er lig med et skrivebord mere, indfører man i flere virksomheder zoner, der matcher, om en medarbejder har brug for ro til at fordybe sig, skal arbejde i team eller skal holde møde over Skype.

Den erfaring har man også gjort sig hos Novo Nordisk i Hjørring sidste år. Fabrikken beskæftiger omkring 250 medarbejdere og producerer nåle til insulinpenne. Ifølge Morten Keller Caspersen, daglig leder på fabrikken, startede processen med, at man manglede kontorpladser.

"Vi havde nogle medarbejdere, som i lang tid havde siddet i et nedlagt produktionslokale, som der ikke var udsigt til, at de kunne rykke ud af, så vi kiggede på at udvide antallet af kontorpladser. Men da jeg kontaktede hovedkontoret på Sjælland, spurgte de, om vi havde overvejet at indrette det anderledes. Her var man allerede begyndt at dimensionere efter, at der kun er 0.8 skrivebord pr. medarbejder, og at der i øvrigt er frie pladser," fortæller Morten Keller Caspersen, Corporate Vice President hos Novo Nordisk A/S i Hjørring.

Tryghed er vigtig i en forandringsproces

Udover at bruge en intern konsulent, tog Novo kontakt til Eva Bjerrum fra Alexandra Instituttet, der har stor erfaring med organisationsanalyse og har hjulpet mange offentlige og private virksomheder med at få et godt udbytte af New Ways of Working.

Alexandra Instituttet undersøgte arbejdsaktiviteterne i kontormiljøerne på Novo Nordisk i Hjørring. Lige fra hvordan førstehåndsindtrykket er som kunde, og hvordan man møder kunderne i ankomstområdet, til hvordan ledere og medarbejdere anvender kontormiljøer, uformelle mødesteder og møderum. Alexandra Instituttet observerede kommunikation, arbejdsprocesser, bevægelser, brug af teknologi m.m. og fandt forskelle og karakteristika i de forskellige fysiske rammer.

Ved at analysere hvad der fungerede og ikke fungerede, kunne Eva Bjerrum i samarbejde med med arkitektfirmaet Formsprog omsætte observationer og afdelingskarakteristika til nye indretningsmæssige løsninger.

Ifølge Morten Keller Caspersen var det især vigtigt, at der kom nogle uvildige udefra og beskrev, hvad der skete i arbejdsmiljøerne, og kom med forslag til, hvordan indretningen bør være i forhold til de aktiviteter, der er. 

"Det giver en form for tryghed, og det er en vigtig brik i forandringsprocessen, at medarbejderne har en oplevelse af, at det bliver undersøgt, hvordan vi bruger lokalerne. Der er jo mange følelser i spil, og det kan være svært for os, der er i det at gennemskue, hvad der er det rigtige at gøre. Her er sådan en ydelse, som Alexandra Instituttet kommer med, rigtig god. I kan komme med nogle 'findings', som folk har tillid til," forklarer han.

Zoner understøtter aktiviteter

Med analysen blev det tydeligt, at man havde oparbejdet nogle kutymer, som ikke nødvendigvis fungerede godt. Som fx at holde 2-personers Skype-møder i 10-personers mødelokaler eller at flytte telefonsamtalerne ud på gangene. Herefter har Eva Bjerrum og arkitekten peget på, hvordan man kunne håndtere det.

Med det nye setup har virksomheden fået nogle klare zoner for de forskellige aktiviteter, som følger Novo Nordisk Ways of Working-koncept. En zone til fordybelse, en zone til projektarbejde, en dynamisk zone til individuelt arbejde og samarbejde og en zone til uformelle møder. Samtidig har de investeret i teknologi og mødeskærme, der gør det nemt at holde videomøder, og et tavlemøderum til deres tavlemøder.

"Den største forskel er nok, at man ikke har sit eget skrivebord, men at vi allesammen har et skab. Man skal være bevidst om, hvad man skal lave i dag, og om den aktivitet skal foregå i en sofa eller i et stillekontor," forklarer han.

Plussiden af den nye indretning er, at den bedre matcher, når organisationen ændrer sig. Morten Keller Caspersen slipper for at lægge nye planer for indretningen, i takt med at et team bliver større eller mindre. Det klarer folk selv i dag. Det er ikke rosenrødt det hele, og man kan godt gå hen og blive lidt rodløs i det nye setup. 

"Men det bliver opvejet at de nye muligheder, som bygningen nu giver. Det indbyder til, at man prøver ting af, og det synes jeg er ret vigtigt. Specielt i vores forretning med medicinsk udstyr, hvor der er mange regler. Det er rart, at der er færre regler i det administrative miljø, og at man kan bryde nogle normer og sætte sig i en sofa," forklarer han.

Brugerstudier hos Arla

Arla har også fokus på ændringen i måden, vi arbejder på. Derfor har de netop startet projektet Good Working Environment, hvor Eva Bjerrum og Mia Kruse Rasmussen fra Alexandra Instituttet skal gennemføre brugerstudier og kigge på, hvordan Arla arbejder.

"Arla er som mange andre virksomheder i en proces, hvor vi vokser, og hvor måden vi arbejder på ændrer sig. Det vil vi godt have styr på, fordi vi tror, at vi kan bruge vores kvadratmeter mere smart, end vi gør i dag. Folk arbejder jo meget i projekter og er ude af kontoret. Samtidig har man brug for andre rammer at arbejde i. Måske skal vi have andre mødefaciliteter eller biblioteker. Det er det, vi skal finde ud af, og det er alle de data, som Eva og Mia skal hjælpe os med at indsamle," fortæller Lene Bach Graversen, Facility Director hos Arla Foods amba.

En del af processen handler også om at tage hensyn til både ældre og yngre medarbejdere. 

"Vi arbejder med, at der er fem generationer på arbejdsmarkedet, og der er selvfølgelig forskel på, hvordan en på 70 arbejder, og hvordan en på 20 år arbejder. Den forskel vil vi prøve at indkapsle i den proces, vi har sat i gang. Så er vi sikre på at kunne tiltrække de unge og fastholde de ældre. Det skal ikke være en 'one-size-fits-all'-model," forklarer hun.

Profilbillede af Eva Bjerum
Distinguished Organisation Analyst, New Ways of Working
+45 23 38 20 52
Åbogade 34, 8200 Aarhus N
Hopper bygningen, 3. etage lokale 332

Virksomheder får nyt blik på arbejdsopfattelsen

Eva Bjerrum kan se, at ændring i de fysiske rammer er på dagsordenen hos mange virksomheder, og at mange lægger en strategi for, hvordan man matcher de ændrede måder at arbejde på. 

På et tidspunkt var der mest fokus på arealoptimering, men flere og flere virksomheder har fået øjnene op for, at det er vigtigt at understøtte arbejdsprocesserne og styrke trivsel på arbejdspladserne, så ledere og medarbejdere får et ejerskab til forandringerne. 

Det er samtidig vigtigt at sige, at vi ikke kommer med en løsning med to streger under. Vi kan påpege nogle karakteristika og sammen med arkitekten komme med konkrete forslag til, hvordan man kan løse det.

Som virksomhed kan man også bruge vores analyse til at få et blik udefra, der nogle gange giver andre billeder af, hvilke arbejdsaktiviteter, der foregår, og hvor. Et blik, der nogle gange udfordrer den nuværende kultur og arbejdsopfattelse, og et blik, der kan give overraskende ny viden, så man får et mere nuanceret billede, der kan danne grundlag for at vælge de løsninger, der passer til den enkelte virksomhed, forklarer Eva Bjerrum.

Læs mere om, hvordan vi arbejder med New Ways of Working.

.